Mit Bewerber­management­systemen bessere Candidate Experiences schaffen

Alex Clemens

Von Alex Clemens
UX Writer

Bewerbermanagementsysteme, auch Bewerbermanagementtools oder -softwares (BMS) haben viel Potenzial, eine bessere Nutzungserfahrung im Bewerbungsprozess zu schaffen. Sie bieten damit Möglichkeiten, mehr geeignete Bewerber:innen für Sie und Ihre Arbeitgebermarke zu begeistern. Welche Funktionen Bewerbermanagementsysteme haben und welche Vorteile sie für die Candidate Experience bringen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

 
Inhaltsverzeichnis

Hand auf Herz: Nutzen Sie im Recruiting noch Excel-Listen oder durch Ordner sortierte E-Mail-Postfächer? Falls ja, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Und falls Sie schon ein Bewerbermanagementsystem nutzen, dann auch. Denn solche Tools helfen Ihnen nicht nur, die eigenen Prozesse und das Datenmanagement zu vereinfachen, um im Recruiting jederzeit den Überblick zu behalten und so bessere Entscheidungen treffen zu können –

Sie haben auch großes Potenzial, was die Verbesserung der Candidate Experience angeht. Selbst kleine Stellschrauben können einen großen Einfluss haben. Deshalb lohnt es sich, einmal einen Schritt zurückzutreten und sich Gedanken zu machen: Was brauchen Bewerber:innen zu welchem Zeitpunkt im Bewerbungsprozess? Womit haben sie Mühe? Und wie kann ich gegensteuern, um sie entlang der Candidate Journey nicht zu verlieren?

Im Zweifelsfall zahlt es sich aus, Profis zu fragen. Den ersten Schritt haben Sie schon getan: Sie informieren sich über das Thema und lesen, wie wir als Marken- und Digitalagentur dazu stehen. Damit können Sie selbst schon eine bessere Einschätzung treffen, was in Ihrem Bewerbermanagement gut läuft und wo noch Luft nach oben ist, um mit einem besseren digitalen Bewerbungsprozess positive Candidate Experiences zu erzeugen. Natürlich unterstützen wir Sie dabei gerne auch weitergehend.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem (BMS) und welche Funktionen hat es?

Mit Bewerbermanagementsystemen – auch Applicant Tracking System (ATS) oder Applicant Management Software (AMS) genannt – können Sie alle Daten rund um Ihr Recruiting digital organisieren: Erstellen und veröffentlichen Sie Stellenanzeigen, unterstützen Sie Ihre Führungskräfte mit Erinnerungen und Checklisten im Onboarding-Prozess und organisieren Sie die Schnittstelle zur dauerhaften digitalen Personalakte, falls Sie sich nicht ohnehin für eine All-in-one-Lösung (BMS und HR-Tool) entschieden haben.

Der Funktionsumfang ist je nach Software recht groß. Hier einige Beispiele, was Sie mit einem BMS tun können:

  • Bewerbungsdaten zentral speichern und verwalten,
  • Stellenanzeigen zentral erstellen, pflegen und auf mehreren Kanälen schalten,
  • Bewerbungsformulare erstellen,
  • Auswahlprozess teilautomatisieren,
  • weitere Schritte im Auswahlverfahren terminieren,
  • interne Kollaboration erleichtern,
  • Talentpool aufbauen,
  • Statistiken erheben, um interne Prozesse zu bewerten und zu optimieren.

 

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Exemplarische Übersicht einer BMS-Nutzeroberfläche.

Was kann ein gutes Bewerbermanagementsystem?

Das kann man pauschal nicht sagen. Denn die Antwort darauf hängt ganz davon ab, wie Ihr Unternehmen und Ihr Recruiting-Prozess aufgebaut sind. Was für ein führendes Familienunternehmen gut funktioniert, kann für ein anderes Unternehmen, das den Weg an die Spitze noch vor sich hat, ungeeignet sein. Deshalb sollten Sie sich vorab überlegen, welche Funktionen ein Bewerbermanagementsystem für Sie abdecken muss. Vergleichen Sie auch unbedingt den Funktionsumfang verschiedener Tools und probieren Sie sie ggf. vorab in einer Testumgebung aus. So können Sie herausfinden, welches Tool am besten zu Ihrem Recruiting-Prozess passt.

Vielleicht helfen Ihnen auch die Erfahrungen anderer Unternehmen weiter. Die befragt das Institute for Competitive Recruiting (ICR) nämlich jedes Jahr, um das beste Bewerbermanagementsystem Deutschlands zu ermitteln. Das Ergebnis der Befragung ist nach der Anzahl der geplanten Neueinstellungen pro Jahr in 4 Hauptkategorien eingeteilt, weil eben nicht jede Lösung für jedes Unternehmen gleich gut funktioniert.

Die Anzahl der Mitarbeiter:innen im Unternehmen (besonders im Recruiting-Team) ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Je größer Ihr Recruiting-Team ist, desto eher passiert es, dass Prozesse mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Oder Bewerbungen im schlimmsten Fall sogar in komplexen Recruiting-Prozessen verloren gehen. Bewerbermanagementsysteme könnten dafür Abhilfe schaffen, indem sie die Kollaboration innerhalb des Teams fördern und vereinfachen.

Außerdem könnte es sich lohnen, Individualisierungsmöglichkeiten und die Anpassbarkeit eines Bewerbermanagementsystems genauer anzuschauen. Gerade, wenn Sie ohnehin dabei sind, sich umzustrukturieren. Vielleicht arbeiten Sie gerade an Ihrer Employer Brand oder planen den Website-Relaunch Ihrer Karriereseite, weil Sie wachsen möchten und mehr Bewerber:innen erwarten. Dann sollten Sie sich über mögliche zukünftige Anforderungen Gedanken machen und eine Software wählen, die für Ihre jetzigen Prozesse geeignet ist und sich flexibel anpassen lässt. Gerade in solchen Fällen lohnt sich eine fundierte Beratung.

Und wie viel kostet ein Bewerbermanagementsystem?

Sicher ahnen Sie es schon: Auch hier kommt es ganz darauf an. Denn es gibt viele unterschiedliche Preismodelle auf dem Markt. So können sich die Kosten je nach Funktionen, Anzahl offener Stellen oder der Anzahl Ihrer (Recruiting-) Mitarbeiter:innen unterscheiden. Auch Pauschalangebote werden Ihnen begegnen.

In jedem Fall sollten Sie abwägen, was ein Bewerbermanagementsystem kann und in welchem Verhältnis die Kosten dazu stehen. Manchmal lohnt es sich auch, etwas mehr zu investieren. Etwa, wenn ein BMS Funktionen hat, die Ihnen helfen, durch effizientere Prozesse finanzielle oder personelle Ressourcen einzusparen. Oder wenn es Features bietet, die die Candidate Experience besonders verbessern und Ihnen so hilft, mehr geeignete Bewerbungen zu erhalten. Denn gute Bewerber:innen sind unbezahlbar.

Was sind Candidate Experiences und welche Vorteile bieten Bewerbermanagementsysteme dabei?

Candidate Experiences sind Erfahrungen, die Bewerber:innen machen, während sie sich durch den Bewerbungsprozess und durch unmittelbar vor- bzw. nachgelagerte Prozesse (Candidate Journey) bewegen. Das fängt bei der Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen an und geht über das Interesse am Unternehmen oder einer bestimmten Position, die Bewerbung und das Auswahlverfahren bis hin zum Onboarding weiter.

Gerade zu Beginn der Candidate Journey erscheint der Einfluss von Bewerber-managementsystemen gering. Das kann allerdings täuschen, denn in den ersten beiden Phasen der Candidate Journey (Awareness- und Interest-Phasen) kann Ihnen ein passendes BMS helfen, mehr Bewerber:innen auf die Journey zu Ihrem Unternehmen zu bringen. Das geht zum Beispiel mit Multipost-Funktionen und eingebauten SEO-Tools. Diese helfen Ihnen, mit Ihren Stellenanzeigen präsenter in den Ergebnissen von Suchmaschinen zu werden und auf möglichst vielen Stellenportalen gleichzeitig unterwegs zu sein. Und das, ohne großen Mehraufwand betreiben zu müssen.

Blogbeitrag_BMS_Infografik_Recruiting-Funnel

Direkter Einfluss auf die Candidate Experience durch ein Bewerbermanagementsystem

Nachdem Ihre Karriereseite, der Star der Desire-Phase (Phase 3), eine:n Bewerber:in von Ihrem Unternehmen überzeugt hat, gilt es, den positiven Eindruck in den weiteren Phasen aufrechtzuerhalten. Genau dabei kann Ihnen ein passendes Bewerbermanagementsystem helfen. Denn für die Action- und Auswahlphasen (Phasen 4 und 5 der Candidate Journey) bieten Bewerbermanagementsysteme verschiedene Funktionen und Möglichkeiten, die dazu beitragen, positive Candidate Experiences zu fördern:

Action-Phase

Besonders die Action-Phase (Phase 4), also jene, in der ein:e Kandidat:in sich bewirbt, ist innerhalb der Candidate Journey eine kritische Phase. Denn hier muss alles glattlaufen und sollte möglichst schnell gehen. Andernfalls springen Ihre Bewerber:innen womöglich ab. Denn selbst wenn technisch alles funktioniert, wird sich ein Großteil der Bewerber:innen nicht durch ein kompliziertes mehrstufiges Formular klicken und länger als ein paar Minuten Felder ausfüllen. Dass Bewerber:innen dabei immer weniger Zeit aufwenden möchten, zeigt auch eine Befragung von softgarden: Fast die Hälfte der über 6.000 Befragten hält einen Zeitaufwand von über 10 Minuten nicht für angemessen.

Um hier gegenzusteuern und möglichst wenige Bewerber:innen zu verlieren, bieten Bewerbermanagementsysteme einige passende Lösungen:

  • Erstellen einfacher und einheitlicher Bewerbungsformulare
    Mit Bewerbermanagementsystemen können Sie diese einheitlich erstellen und den Bewerbungsprozess effizient für Bewerber:innen sowie Recruiter:innen gestalten. Prüfen Sie deshalb genau, welche Angaben wirklich nötig sind. So können Sie außerdem zu einer größeren Barrierefreiheit Ihres Formulars beitragen. Denn je weniger Barrieren – egal welcher Art – zwischen Bewerber:innen und Ihnen stehen, desto besser.

  • Durchführung des CV-Parsings
    Mithilfe von KI werden Lebensläufe erfasst und die darin enthaltenen Informationen in Ihr System übertragen. Damit könnten Sie Ihren Bewerber:innen vielleicht sogar eine Bewerbung nur mit einem Lebenslauf und ihrer Mailadresse ermöglichen. Schneller und einfacher geht’s kaum! Und genau das sorgt für gute Candidate Experiences, von denen Bewerber:innen sicher gerne erzählen.
    Weil sich KI ständig weiterentwickelt, sollten Sie solche Funktionen natürlich vorab gründlich testen und ggf. manuell deren Qualität überprüfen. Sonst erreichen Sie am Ende womöglich das Gegenteil von dem, was Sie möchten.

  • Pausieren der Bewerbung
    Manchmal kommt einfach etwas dazwischen und eine Bewerbung kann nicht abgeschlossen werden. Für solche Fälle ist es hilfreich, die Bewerbung pausieren zu können. Gerade, wenn Sie vielleicht doch etwas mehr Informationen benötigen als durchschnittliche Bewerber:innen gerne manuell eingeben, verkleinern Sie damit die Hemmschwelle, sich zu bewerben.

  • Fortschrittsanzeige
    Selbst, wenn Ihr Bewerbungsformular recht kurz ist, kann es sich lohnen, eine Fortschrittsanzeige einzusetzen. Damit können Sie nach dem Abschicken einer Bewerbung auch Ihre internen Prozesse für Bewerber:innen etwas transparenter machen. Zeigen Sie den Bewerber:innen, was gerade mit ihrer Bewerbung bei Ihnen passiert. Solche Transparenz schafft nicht nur Vertrauen, sondern gibt Bewerber:innen die Möglichkeit, die nächsten Schritte und das Timing einzuschätzen. Auch das kann Sie positiv von anderen Unternehmen abheben und eine bessere Candidate Experience schaffen.

Auswahlphase

Auch nach der eigentlichen Bewerbung kann ein Bewerbermanagementtool eine gute Unterstützung sein. Etwa, um in der Auswahlphase (Phase 5) Bewerber:innen persönlich und schnell zu den weiteren Schritten abzuholen und von Anfang an einen schnellen und wertschätzenden Kontakt aufzubauen, der für positive Candidate Experiences sorgt.

  • Bestätigungsmail
    Die sollte inzwischen eigentlich Standard sein. Um eine besonders positive Candidate Experience zu schaffen, sollten Sie Ihre Bewerber:innen darin ganz persönlich ansprechen. Und dabei natürlich auch den Tone of Voice Ihrer Arbeitgebermarke treffen, um einen konsistenten Eindruck zu machen. Bewerbermanagementtools helfen Ihnen mit E-Mail-Vorlagen, das möglichst effizient und einheitlich umzusetzen, ohne dass Sie das Rad neu erfinden müssen.

  • Effizientere interne Recruiting-Prozesse
    Bewerbermanagementsysteme sind eine zentrale Ablage aller relevanten Informationen zu einer Bewerbung, auf die alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen zugreifen können. Das bietet Potenzial, Ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten und zu beschleunigen. Je schneller ein:e Bewerber:in von Ihnen hört und vielleicht zu einem Kennenlerngespräch eingeladen wird, desto eher bleibt die Begeisterung für Ihr Unternehmen bestehen und desto besser ist die Candidate Experience.
  • Einbindung von Termin- und Videokonferenztools
    Einige Bewerbermanagementsysteme bieten direkte Anbindungen an Ihre Kalender und Videokonferenztools. So können Sie Bewerbungsgespräche nahtlos vereinbaren und durchführen. Das vereinfacht und vereinheitlicht die Abläufe in der Auswahlphase für Sie und Ihre Bewerber:innen.

Managen Sie Ihre Bewerbungen schon mit System? Wir unterstützen Sie gerne.

Bewerbermanagementsysteme bieten viele Möglichkeiten, den Bewerbungsprozess zu optimieren. Einige Funktionen können die Candidate Experience direkt beeinflussen, andere wiederum ermöglichen Ihnen, intern die Prozesse schneller und effizienter zu machen. Und auch das wirkt sich letztendlich positiv auf die Candidate Experience aus.

Wenn Sie noch kein Bewerbermanagementsystem einsetzen oder noch nicht darüber nachgedacht haben, es effektiv entlang der Candidate Journey zu betrachten, sollten Sie das auf jeden Fall tun. Gerne beraten wir Sie zur nutzungsfreundlichen Implementierung eines Bewerbermanagementsystems auf Ihrer Karriereseite. Egal, ob Sie einen umfassenden Relaunch Ihrer Karriereseite planen, einen Soft-Relaunch durchführen oder ob das BMS auf Ihrer bestehenden Seite eingebaut werden soll – unser Digitalteam berät Sie gerne zu den Möglichkeiten und der besten Lösung für Ihr Unternehmen.

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