Wer plant, auf Messen präsent zu sein, sollte immer auch die öffentliche Vermarktung im Hinterkopf haben. Messen bieten stets auch Anlässe, Medien auf Unternehmen, Produkte und Themen aufmerksam zu machen. Gelegenheiten wollen genutzt werden und so sind PR-Maßnahmen wichtiger Bestandteil bei der Messeplanung.
Grundlegende Fragen
Bevor ich in eine detaillierte Planung der Messe-PR einsteige, sollte ich mir als Organisator eines Messeauftritts aber einige grundlegende Fragen stellen:
- Welche Botschaft soll mit der Messe nach außen gesendet werden?
- Ist es möglich und gewollt, Journalisten auf den Messestand einzuladen?
- Gibt es während der Messe Events oder Höhepunkte, auf die gesondert hingewiesen werden sollte?
- Gibt es bei der Messe ein Pressezentrum, in dem man Pressemappen in die Fächer legen kann?
- Gibt es Informationen, die sich für eine (digitale) Pressemappe eignen, z. B. Pressemitteilungen, Fotos von zitierten Personen und Produkten, Produktdatenblätter?
- Habe ich neben Journalisten auch die relevanten Influencer, also Blogger meiner Branche in meinem Verteiler?
- Werden auf der Messe Neuigkeiten verkündet (z. B. der Launch eines neuen Produktes)?
- Gibt es geeignete Fotomomente?
- Soll vom Messeauftritt ein Film gemacht werden – und wie soll der anschließend verbreitet werden?
- Sind eventuelle Reden oder Vorträge so, dass man daraus zitieren kann?
- Besteht die Möglichkeit, interessierten Teilnehmern Manuskripte zur Verfügung zu stellen?
- Werden Präsentationen gehalten, die man Teilnehmern im Nachgang z. B. auf Slideshare zur Verfügung stellen kann?
- Gibt es vertiefende Informationen wie Produktdatenblätter oder digitale Kataloge, die man den Teilnehmern in einem Download-Bereich zur Verfügung stellen kann?
Wichtig ist es, diese Fragen vor der Messe abzustimmen. Denn nur, wenn klar ist, welche Kommunikationsziele verfolgt werden sollen, welche PR-Instrumente eingesetzt werden und wer außer den Anwesenden noch angesprochen werden soll, können PR-Aktionen frühzeitig und ganzheitlich geplant werden.
Eine professionelle Messeplanung und die Planung von PR-Maßnahmen gehen also im Idealfall Hand in Hand. Erfahrene Messeplaner schmunzeln möglicherweise, wenn sie das lesen, weil die Praxis häufig die ist, dass z. B. ein Messeauftritt viele neue Ideen aufwirbelt und in einem dynamischen Prozess oft weitere entstehen.
Beispiel: Wenn wir schon 100.000 Euro für unseren Messeauftritt investieren, dann sollten wir das auch in einem Film dokumentieren. Oh ja, den könnten wir dann ja mit einem Dankesmail an die Besucher unseres Standes verschicken. Ach ja, und natürlich auch an die, die nicht da waren, damit sie sehen, was sie verpasst haben. Wenn man den Film schon hat, kann man ihn auch auf YouTube, Twitter und Facebook verbreiten.
Auf die Reihenfolge kommt es an
Im Sinne einer professionellen Planung ist es aber die falsche Reihenfolge, erst dann, wenn die Messe schon im Gange ist, daran zu denken, einen Film zu drehen und erst während des Schnittes zu überlegen, dass man ihn ja nicht nur auf YouTube einsetzen könnte, sondern auch als Hintergrund-Film auf der nächsten Messe einsetzen kann. Das Filmteam hätte sicherlich manche Sequenzen anders gedreht, andere Bilder gemacht und vielleicht andere Interviews geführt, wenn es diese Information schon vorher gehabt hätte.
Das Beispiel zeigt: Im Sinne eines guten Ergebnisses und einer professionellen Vermarktung sollte man also schon sehr früh im Prozess die Frage stellen: Wo will ich mit meinem Messeauftritt hin? Was will ich erreichen? Vor der PR-Arbeit kommt also die grundlegende Kommunikationsstrategie - und die ist heutzutage wesentlicher Baustein jeder Messeplanung.
