31.5.2017

Wie Unternehmen ihre Hausmesse planen

Von Mark Speckenbach
Livekommunikation

Wie Unternehmen ihre Hausmesse planen

Hausmessen haben sich im Laufe der letzten Jahren für viele Unternehmen zu einer wertvollen Alternative zur Teilnahme an den großen Publikumsmessen erwiesen. Vor allem im Sinne eines langfristigen Beziehungsaufbaus bieten sie großen Chancen, weil die Kontakte, die hier gepflegt werden, intensiver sind und die Gelegenheit besteht, mit Besuchern tiefer gehende Gespräche zu führen als dies im Trubel einer Publikumsmesse der Fall wäre.

Gleichwohl erfordert das Organisieren einer Hausmesse für die Unternehmen, die diesen Weg gehen, viel Strategie und Planung. Denn schließlich hängt der Erfolg der Veranstaltung maßgeblich von deren reibungslosem Ablauf ab. Die Herausforderung spielt sich in mehreren Stadien ab:

  1. Teilnehmer gewinnen
  2. Anmeldungen managen
  3. Location gestalten und Programm entwickeln
  4. Dialogchancen nutzen
  5. Nachverfolgung der Kontakte
  6. Analyse und Optimierung des Hausmessekonzepts

1. Teilnehmer gewinnen

Eine Hausmesse zu planen, bedeutet im ersten Schritt, sich genauestens Gedanken über seine Zielgruppen zu machen. Idealerweise sind die relevanten Kontakte bereits in einem CRM hinterlegt, das abteilungsübergreifend kontinuierlich gepflegt wird. Erfahrungsgemäß sind vor allem die Vertriebsabteilungen in den Unternehmen dabei konsequenter als die Mitarbeiter in den operativen Einheiten. Es ist daher für die Organisatoren einer Hausmesse wichtig, im Vorfeld unternehmensweit Bewusstsein dafür zu schaffen, dass nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen und ihre Kontakte konsequent beisteuern, eine Hausmesse den gewünschten Erfolg bringen kann.

Einen wesentlichen Beitrag zur Identifikation relevanter Teilnehmergruppen spielt die Präsenz des Unternehmens in Medien und Social Media. "Content is King"! Unternehmen, die intensives Content-Marketing betreiben, haben gute Chancen, besser gefunden zu werden und damit mehr potentielle Interessenten auf sich aufmerksam zu machen. 

2. Anmeldungen managen

Ein paar Batches auszudrucken und diese an die ankommenden Teilnehmer auszuteilen kann mitunter ein ambitioniertes Unterfangen sein. Spätestens dann, wenn es Schlangen im Eingangsbereich gibt oder Schilder unauffindbar sind, ist Unmut vorprogrammiert. Es ist nicht immer möglich, festzustellen, ob ein Teilnehmer, der sich angemeldet hat, auch wirklich gekommen ist. Softwarelösungen für die Akkreditierung, Einlasstickets mit QR-Code, Scanner am Einlass und elektronische Feedbackbögen helfen, den Überblick bei der Messeorganisation zu wahren.

3. Location gestalten und Programm entwickeln

Ist es gelungen, Interessenten über die Schwelle zu locken, sind die Erwartungen hoch: Es reicht nicht, eine Würstchenbude neben die Werkshalle zu stellen und zu hoffen, dass Gäste und Gastgeber irgendwie schon ins Gespräch kommen. Gerade für die Besuche, die noch nicht so enge persönliche Kontakte ins Unternehmen haben, ist es hilfreich, feste Programmpunkte wie Präsentationen und Werksführungen einzuplanen. Neben Information muss auch Spaß und Unterhaltung seinen Platz haben. Wichtig sind Gesprächsinseln, in den man sich ruhig und ungestört austauschen kann.

4. Dialogchancen nutzen

Menschen, die eine Hausmesse besuchen, zeigen freiwillig Interesse an den Produkten und am Unternehmen des Gastgebers. Die Voraussetzungen, ins Gespräch zu kommen, sind also denkbar gut. Umgekehrt ist aber auch die Erwartungshaltung entsprechend groß. Wer den Weg auf sich nimmt und sich die Zeit nimmt, will wahrgenommen, umhegt und umpflegt werden. Damit Dialogchancen optimal genutzt werden, sollten Rollen geklärt sein: Es sollte immer auch jemand ein Auge dafür haben, dass Menschen nicht alleine an Bistrotischen stehen.

Sehen Sie die Hausmesse nicht einseitig als Gelegenheit für Ihre Mitarbeiter, mit Ihren Kontakten ins Gespräch zu kommen. Bringen Sie Menschen miteinander ins Gespräch! Auch Ihre Kunden untereinander! Das hilft Ihnen sich als Zentrum eines Netzwerkes zu profilieren. Nicht selten sind es solche Dreieckskontakte, die dazu beitragen, dass Ihre Gäste gerne wiederkommen.

5. Nachverfolgung der Kontakte

In den Tagen nach der Hausmesse beginnt ein wesentlicher Teil der Arbeit: Die persönlichen Kontakte wollen weiter gepflegt werden. Das ist nicht mit einem Dankesmail getan! Es gibt Kunden, die gleich auf der Hausmesse Interesse an Ihren Produkten bekunden. Die Kontaktaufnahme sollte unbedingt in den ersten zwei, drei Tagen nach der Veranstaltung erfolgen. Viele Unternehmen, die eine Hausmesse planen unterschätzen dies. Es ist aber sinnlos verschwendete Energie, Menschen mit viel Aufwand an einen Ort zu bringen und sich dann wochenlang nicht mehr zu melden. Binden Sie Ihre Community mit aktuellen Informationen, Newslettern, Produktschulungen, Seminaren etc. an sich. Anderenfalls sind Ihre mühsam gewonnenen Kontakte totes Kapital.

6. Analyse und Optimierung des Hausmessekonzepts

Getreu dem Motto "Nach dem Spiel ist vor dem Spiel" heißt eine Hausmesse zu planen auch, strategische Schlüsse für das nächste Mal zu ziehen. Machen Sie keine Manöverkritik, in der Sie sich gegenseitig auf die Schulter klopfen. Legen Sie stattdessen das Augenmerk darauf, welche Teile der Hausmesse Ihre Erwartungen erfüllt haben. Vielleicht ist beim nächsten Mal ja auch weniger mehr: Weniger Teilnehmer, weniger Aktionen, dafür zielgerichteter. Machen Sie sich aber auch klar, dass eine Hausmesse keine reine Verkaufsveranstaltung ist, sondern auch langfristig zum Image und zur Bekanntheit Ihres Unternehmens in den für Sie relevanten Fachkreisen beiträgt.

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Themen: Messe