Bewerbermanagementsysteme, auch Bewerbermanagementtools oder -softwares (BMS) haben viel Potenzial, eine bessere Nutzungserfahrung im Bewerbungsprozess zu schaffen. Sie bieten damit Möglichkeiten, mehr geeignete Bewerber:innen für Sie und Ihre Arbeitgebermarke zu begeistern. Welche Funktionen Bewerbermanagementsysteme haben und welche Vorteile sie für die Candidate Experience bringen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem (BMS) und welche Funktionen hat es?
Was sind Candidate Experiences und welche Vorteile bieten Bewerbermanagementsysteme dabei?
Direkter Einfluss auf die Candidate Experience durch ein Bewerbermanagementsystem
Managen Sie Ihre Bewerbungen schon mit System? Wir unterstützen Sie gerne.
Hand auf Herz: Nutzen Sie im Recruiting noch Excel-Listen oder durch Ordner sortierte E-Mail-Postfächer? Falls ja, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Und falls Sie schon ein Bewerbermanagementsystem nutzen, dann auch. Denn solche Tools helfen Ihnen nicht nur, die eigenen Prozesse und das Datenmanagement zu vereinfachen, um im Recruiting jederzeit den Überblick zu behalten und so bessere Entscheidungen treffen zu können –
Sie haben auch großes Potenzial, was die Verbesserung der Candidate Experience angeht. Selbst kleine Stellschrauben können einen großen Einfluss haben. Deshalb lohnt es sich, einmal einen Schritt zurückzutreten und sich Gedanken zu machen: Was brauchen Bewerber:innen zu welchem Zeitpunkt im Bewerbungsprozess? Womit haben sie Mühe? Und wie kann ich gegensteuern, um sie entlang der Candidate Journey nicht zu verlieren?
Im Zweifelsfall zahlt es sich aus, Profis zu fragen. Den ersten Schritt haben Sie schon getan: Sie informieren sich über das Thema und lesen, wie wir als Marken- und Digitalagentur dazu stehen. Damit können Sie selbst schon eine bessere Einschätzung treffen, was in Ihrem Bewerbermanagement gut läuft und wo noch Luft nach oben ist, um mit einem besseren digitalen Bewerbungsprozess positive Candidate Experiences zu erzeugen. Natürlich unterstützen wir Sie dabei gerne auch weitergehend.
Mit Bewerbermanagementsystemen – auch Applicant Tracking System (ATS) oder Applicant Management Software (AMS) genannt – können Sie alle Daten rund um Ihr Recruiting digital organisieren: Erstellen und veröffentlichen Sie Stellenanzeigen, unterstützen Sie Ihre Führungskräfte mit Erinnerungen und Checklisten im Onboarding-Prozess und organisieren Sie die Schnittstelle zur dauerhaften digitalen Personalakte, falls Sie sich nicht ohnehin für eine All-in-one-Lösung (BMS und HR-Tool) entschieden haben.
Der Funktionsumfang ist je nach Software recht groß. Hier einige Beispiele, was Sie mit einem BMS tun können:
Exemplarische Übersicht einer BMS-Nutzeroberfläche.
Das kann man pauschal nicht sagen. Denn die Antwort darauf hängt ganz davon ab, wie Ihr Unternehmen und Ihr Recruiting-Prozess aufgebaut sind. Was für ein führendes Familienunternehmen gut funktioniert, kann für ein anderes Unternehmen, das den Weg an die Spitze noch vor sich hat, ungeeignet sein. Deshalb sollten Sie sich vorab überlegen, welche Funktionen ein Bewerbermanagementsystem für Sie abdecken muss. Vergleichen Sie auch unbedingt den Funktionsumfang verschiedener Tools und probieren Sie sie ggf. vorab in einer Testumgebung aus. So können Sie herausfinden, welches Tool am besten zu Ihrem Recruiting-Prozess passt.
Vielleicht helfen Ihnen auch die Erfahrungen anderer Unternehmen weiter. Die befragt das Institute for Competitive Recruiting (ICR) nämlich jedes Jahr, um das beste Bewerbermanagementsystem Deutschlands zu ermitteln. Das Ergebnis der Befragung ist nach der Anzahl der geplanten Neueinstellungen pro Jahr in 4 Hauptkategorien eingeteilt, weil eben nicht jede Lösung für jedes Unternehmen gleich gut funktioniert.
Die Anzahl der Mitarbeiter:innen im Unternehmen (besonders im Recruiting-Team) ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Je größer Ihr Recruiting-Team ist, desto eher passiert es, dass Prozesse mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Oder Bewerbungen im schlimmsten Fall sogar in komplexen Recruiting-Prozessen verloren gehen. Bewerbermanagementsysteme könnten dafür Abhilfe schaffen, indem sie die Kollaboration innerhalb des Teams fördern und vereinfachen.
Außerdem könnte es sich lohnen, Individualisierungsmöglichkeiten und die Anpassbarkeit eines Bewerbermanagementsystems genauer anzuschauen. Gerade, wenn Sie ohnehin dabei sind, sich umzustrukturieren. Vielleicht arbeiten Sie gerade an Ihrer Employer Brand oder planen den Website-Relaunch Ihrer Karriereseite, weil Sie wachsen möchten und mehr Bewerber:innen erwarten. Dann sollten Sie sich über mögliche zukünftige Anforderungen Gedanken machen und eine Software wählen, die für Ihre jetzigen Prozesse geeignet ist und sich flexibel anpassen lässt. Gerade in solchen Fällen lohnt sich eine fundierte Beratung.
Sicher ahnen Sie es schon: Auch hier kommt es ganz darauf an. Denn es gibt viele unterschiedliche Preismodelle auf dem Markt. So können sich die Kosten je nach Funktionen, Anzahl offener Stellen oder der Anzahl Ihrer (Recruiting-) Mitarbeiter:innen unterscheiden. Auch Pauschalangebote werden Ihnen begegnen.
In jedem Fall sollten Sie abwägen, was ein Bewerbermanagementsystem kann und in welchem Verhältnis die Kosten dazu stehen. Manchmal lohnt es sich auch, etwas mehr zu investieren. Etwa, wenn ein BMS Funktionen hat, die Ihnen helfen, durch effizientere Prozesse finanzielle oder personelle Ressourcen einzusparen. Oder wenn es Features bietet, die die Candidate Experience besonders verbessern und Ihnen so hilft, mehr geeignete Bewerbungen zu erhalten. Denn gute Bewerber:innen sind unbezahlbar.
Candidate Experiences sind Erfahrungen, die Bewerber:innen machen, während sie sich durch den Bewerbungsprozess und durch unmittelbar vor- bzw. nachgelagerte Prozesse (Candidate Journey) bewegen. Das fängt bei der Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen an und geht über das Interesse am Unternehmen oder einer bestimmten Position, die Bewerbung und das Auswahlverfahren bis hin zum Onboarding weiter.
Gerade zu Beginn der Candidate Journey erscheint der Einfluss von Bewerber-managementsystemen gering. Das kann allerdings täuschen, denn in den ersten beiden Phasen der Candidate Journey (Awareness- und Interest-Phasen) kann Ihnen ein passendes BMS helfen, mehr Bewerber:innen auf die Journey zu Ihrem Unternehmen zu bringen. Das geht zum Beispiel mit Multipost-Funktionen und eingebauten SEO-Tools. Diese helfen Ihnen, mit Ihren Stellenanzeigen präsenter in den Ergebnissen von Suchmaschinen zu werden und auf möglichst vielen Stellenportalen gleichzeitig unterwegs zu sein. Und das, ohne großen Mehraufwand betreiben zu müssen.
Nachdem Ihre Karriereseite, der Star der Desire-Phase (Phase 3), eine:n Bewerber:in von Ihrem Unternehmen überzeugt hat, gilt es, den positiven Eindruck in den weiteren Phasen aufrechtzuerhalten. Genau dabei kann Ihnen ein passendes Bewerbermanagementsystem helfen. Denn für die Action- und Auswahlphasen (Phasen 4 und 5 der Candidate Journey) bieten Bewerbermanagementsysteme verschiedene Funktionen und Möglichkeiten, die dazu beitragen, positive Candidate Experiences zu fördern:
Besonders die Action-Phase (Phase 4), also jene, in der ein:e Kandidat:in sich bewirbt, ist innerhalb der Candidate Journey eine kritische Phase. Denn hier muss alles glattlaufen und sollte möglichst schnell gehen. Andernfalls springen Ihre Bewerber:innen womöglich ab. Denn selbst wenn technisch alles funktioniert, wird sich ein Großteil der Bewerber:innen nicht durch ein kompliziertes mehrstufiges Formular klicken und länger als ein paar Minuten Felder ausfüllen. Dass Bewerber:innen dabei immer weniger Zeit aufwenden möchten, zeigt auch eine Befragung von softgarden: Fast die Hälfte der über 6.000 Befragten hält einen Zeitaufwand von über 10 Minuten nicht für angemessen.
Um hier gegenzusteuern und möglichst wenige Bewerber:innen zu verlieren, bieten Bewerbermanagementsysteme einige passende Lösungen:
Auch nach der eigentlichen Bewerbung kann ein Bewerbermanagementtool eine gute Unterstützung sein. Etwa, um in der Auswahlphase (Phase 5) Bewerber:innen persönlich und schnell zu den weiteren Schritten abzuholen und von Anfang an einen schnellen und wertschätzenden Kontakt aufzubauen, der für positive Candidate Experiences sorgt.
Bewerbermanagementsysteme bieten viele Möglichkeiten, den Bewerbungsprozess zu optimieren. Einige Funktionen können die Candidate Experience direkt beeinflussen, andere wiederum ermöglichen Ihnen, intern die Prozesse schneller und effizienter zu machen. Und auch das wirkt sich letztendlich positiv auf die Candidate Experience aus.
Wenn Sie noch kein Bewerbermanagementsystem einsetzen oder noch nicht darüber nachgedacht haben, es effektiv entlang der Candidate Journey zu betrachten, sollten Sie das auf jeden Fall tun. Gerne beraten wir Sie zur nutzungsfreundlichen Implementierung eines Bewerbermanagementsystems auf Ihrer Karriereseite. Egal, ob Sie einen umfassenden Relaunch Ihrer Karriereseite planen, einen Soft-Relaunch durchführen oder ob das BMS auf Ihrer bestehenden Seite eingebaut werden soll – unser Digitalteam berät Sie gerne zu den Möglichkeiten und der besten Lösung für Ihr Unternehmen.