10.1.2019

10 Tipps für eine sorgenfreie Messenachbereitung

Von Sebastian Schmidt
Livemarketing

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Was für ein Aufwand, so einen Messeauftritt vorzubereiten! Von der Standanmeldung bis zur Kaffeetasse für den Besucher muss alles passen. Doch was mindestens genauso wichtig ist wie die Messe selbst sind die Folgeaktivitäten: die sogenannte Messenachbereitung. Die folgenden Tipps sollen dabei helfen, dass diese möglichst sorgenfrei und nutzenbringend verläuft.

1. GEBEN SIE IHRER MESSENACHBEREITUNG PRIORITÄT NR. 1

Verschieben Sie die Messenachbereitung nicht auf später, sondern notieren und implementieren Sie die wichtigsten Aktivitäten direkt in der ersten Woche nach der Messe. Und zwar bevor Sie sich dem Tagesgeschäft widmen.

Stellen Sie den Messeordner mit den Besuchsberichten nicht in irgendein Regal, sondern übergeben Sie ihn an eine/n Mitarbeiter/in und lassen Sie zunächst alle Besuchsberichte mit den angehefteten Visitenkarten entweder kopieren oder einscannen. Danach stellen Sie den Ordner mit den Originalberichten auf Ihren Schreibtisch. Alleine dadurch bekommt Ihre Messenachbereitung eine hohe Priorität!

2. EIN PERSÖNLICHES DANKSCHREIBEN FÜR IHRE BESUCHER

Beauftragen Sie die Marketingabteilung, ein Dankschreiben an die Messebesucher zu verfassen, und zwar in der Form, dass Sie den Fokus nicht auf sich selbst legen. Erklären Sie also nicht, wie toll Ihr Messestand war oder wie gut Sie sich auf der Messe präsentiert haben, sondern stellen Sie den Besucher/Kunden in den Mittelpunkt Ihres Schreibens.

Das heißt, drücken Sie Ihre Freude darüber aus, dass der Besucher den Weg zu Ihnen gefunden hat, bedanken Sie sich für das Ihnen entgegengebrachte Interesse und die konstruktiven Gespräche und geben Sie dem Besucher das gute Gefühl, dass Sie sich um seine Belange kümmern, ohne dabei zu aufdringlich zu sein. Im letzten Satz dürfen Sie gerne auch erwähnen, dass sich in Kürze auch ein Mitglied des Vertriebsteams telefonisch melden wird, um einen persönlichen Termin zu vereinbaren.

Bedenken Sie, dass das Dankschreiben so persönlich wie möglich sein und keinesfalls in der Flut von Dankesmails anderer untergehen sollte. Empfehlenswert ist, das Dankschreiben personifiziert per Post mit direkter Anrede zu verschicken und am besten schon konkret auf die vereinbarte Absprache auf der Messe, d.h. auf die individuellen Belange des Empfängers einzugehen. Hierfür lohnt sich ein Blick in den Besuchsbericht (s.o.) – sofern Sie einen haben.

3. FEEDBACK-GESPRÄCH UND ZUSTÄNDIGKEITEN

Nachdem das Standpersonal wieder komplett „an Bord“ ist, laden Sie nicht nur die Geschäftsführung und die Messecrew zur „Messenachlese“ ein, sondern auch diejenigen, die für die Bereitstellung und Vorbereitung der Exponate zuständig waren. Dazu zählen zum Beispiel Ihr Betriebsleiter, die Hauptverantwortlichen für Technik und Qualität und am besten auch mindestens ein Vertreter Ihres Außendienstes, um gemeinsam zu besprechen, was positiv oder negativ war, welche Resultate aus der Messe gezogen werden können und welche Schritte im Anschluss unternommen werden müssen bzw. was bei der nächsten Messe geändert/berücksichtigt werden soll.

Ihre gemeinsam festgelegten Änderungen sowie Nachmesse-Aktivitäten halten Sie in einem Protokoll fest und definieren hierin am besten auch gleichzeitig wer sich um welche Tätigkeiten kümmern wird. Dieses Protokoll teilen Sie mit allen Beteiligten bzw. auch denen, die am Termin hätten teilnehmen müssen, aber verhindert waren.

4. BESUCHSBERICHTE BESPRECHEN UND PRIORITÄTEN SETZEN

In einem Folgemeeting mit Ihrem Vertriebsteam teilen Sie die von den Messebesuchern ausgefüllten Kontaktbögen mit den angehefteten Visitenkarten unter ihren Vertrieblern auf und prüfen im gemeinsamen Gespräch jeden einzelnen Besuchsbericht auf seine Qualität, und zwar nach den folgenden Kriterien:

  • Gehört das Unternehmen zu unserer Zielgruppe?
  • Wie groß ist die Firma, und womit beschäftigt sie sich?
  • Wird sich eine Zusammenarbeit bzw. eine Angebotsabgabe überhaupt lohnen, oder passt der Kontakt vielleicht gar nicht zu uns/erscheint das Unternehmen eher unbedeutend und verursacht voraussichtlich nur Arbeit, bringt aber keinen Nutzen?

Mit der Beurteilung der Kontaktqualität priorisieren Sie die sogenannten „Leads“ gleichzeitig nach deren Wertigkeit und wissen, wer wirklich wichtig ist und sukzessive vom Kundenbetreuer angerufen oder zusätzlich zeitnah vom Außendienstler besucht werden sollte.

5. MESSEVERSPRECHEN ZEITNAH EINHALTEN

Ganz wichtig ist ebenfalls, auf der Messe gemachte Zusagen einzuhalten.

Untersuchen Sie noch einmal alle Besuchsberichte auf versprochene Unterlagen bzw. Kundenwünsche und bearbeiten Sie diese umgehend, damit sich Ihre potentiellen Kunden inzwischen nicht bei anderen Lieferanten umsehen. Wenn Sie sich nicht mehr ganz sicher sind, was tatsächlich besprochen wurde – ob Sie nun lediglich eine Broschüre oder zusätzlich technische Unterlagen oder vielleicht auch schon ein konkretes Angebot schicken sollen - rufen Sie Ihren Kontakt an und zeigen Sie so Ihr Interesse an ihm.

6. ALLE MESSE-KONTAKTE BERÜCKSICHTIGEN

Nachdem Sie die wichtigsten Kontakte und Unterlagen „abgearbeitet“ haben, wenden Sie sich auch den „Leads“ zu, die Ihnen eher unbedeutend vorkommen.

Egal, wie Sie reagieren... unwichtige Kontakte einfach nicht mehr zu berücksichtigen, empfiehlt sich nicht, da ein solches Verhalten als Ignoranz, Passivität und „Nichtkümmern“ bewertet und auch gestreut werden könnte… ein Imageverlust, den Sie sicher nicht gebrauchen können. Besser ist es, kurz anzurufen und im Gespräch freundlich zu erklären, dass Sie eher der falsche Ansprechpartner für eine Zusammenarbeit sind.

7. TATSÄCHLICHE MESSEBESUCHER MIT RÜCKLÄUFERN VERGLEICHEN

Um festzustellen, ob sämtliche Personen, die sich auf Ihre Einladung hin zum Besuch Ihres Messestandes angekündigt hatten, auch wirklich da waren, vergleichen Sie Ihre Besuchsberichte noch einmal mit den Rückläufern der Messeeinladung.

Sollte Ihnen auffallen, dass einige Kunden nicht da waren, jedoch zuvor auch nicht abgesagt haben, fragen Sie noch einmal unter den Kollegen nach. Sollte auch der Rest des Messeteams keine Info haben, rufen Sie auch die sogenannten „No Shows“ an und erwähnen einfach, dass Sie sie auf der Messe vermisst haben, fragen, wie es ihnen geht und ob es vielleicht konkrete Dinge gibt, bei denen Sie beratend zur Seite stehen können. Ihr Kunde wird Sie garantiert nicht abweisen, denn nichts geht über den persönlichen Kontakt und Sie bekommen vielleicht eine neue Anfrage und verpassen nicht die Chance auf einen eventuellen Auftrag.

8. GEWINNER VON GEWINNSPIELEN BENACHRICHTIGEN

Insbesondere, wenn Sie eine Messeaktion durchgeführt haben, welche mit einem Gewinn verbunden ist und dies vielleicht auch in den Social Media wie Facebook angekündigt haben, sollten Sie jetzt den Gewinner benachrichtigen und kurz – nicht namentlich - auf Facebook verkünden, dass dieser inzwischen ermittelt und der Gewinn übergeben wurde, um weitere diesbezügliche Posts abzustellen.

9. SOZIALE NETZWERKE NUTZEN

Natürlich obliegt es Ihnen, was Sie in die sozialen Netzwerke stellen möchten und was nicht. Einen kurzen Bericht und eine Fotogalerie zu Ihrem Messestand auf Facebook zu stellen, hört sich zunächst gut an, kann aber – gerade wenn einzelne Personen genannt oder gezeigt werden - aufgrund der neuen Datenschutzverordnung zum Verhängnis werden. Daher Vorsicht: sprechen Sie zunächst mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor Sie eine Veröffentlichung ohne entsprechende Absicherung schalten.

10. FOLLOW-UP IM NÄCHSTEN VERTRIEBSMEETING

Das Follow-up der Messenachbereitung ist genauso essentiell wie die Nachbereitung selbst und gehört als erster Punkt auf die Agenda des nächsten Vertriebsmeetings, welches spätestens nach weiteren zwei Wochen stattfinden sollte.

Hier die Kernfragen Ihres Follow-ups:

  • Ist das Dankschreiben für den Messebesuch an alle Standgäste verschickt worden? Gab es darauf Reaktionen? Falls ja, von wem und in welcher Form?
  • Hat jeder Vertriebler die ihm zugeteilten Besuchsberichte bearbeitet?
  • Sind inzwischen alle zugesagten Unterlagen wie Prospekte, technische Infos, Angebote, etc. verschickt worden?
  • Gab es Besuche der Außendienstler und wenn ja, bei wem? Wie waren die einzelnen Reaktionen?
  • Gab es irgendwelche Probleme oder Verzögerungen bei der Messenachbereitung?
  • Wurden bereits neue Aufträge angekündigt oder sogar erteilt? Haben Sie durch die Messepräsenz bereits Neukunden gewonnen?
  • Muss das Formular „Besuchsbericht“ ggf. überarbeitet/ergänzt werden oder waren alle Kundeninformationen darauf zufriedenstellend?

FAZIT

Bedenken Sie im Zuge Ihrer gesamten Messeplanung von Anfang an, direkt im Anschluss an die Messe mit der Messenachbereitung zu beginnen. Lassen Sie keine Verzögerungen zu - schieben sie nichts auf die lange Bank! Nach dem Motto „Wer mich nicht will, den brauch‘ ich auch nicht!“ wird Ihr potentieller Neukunde nicht lange auf Ihre Reaktion warten und sich bei der Konkurrenz umschauen. Daher ist die Messenachbereitung in den ersten zwei Wochen nach der Messe ein absolutes MUSS!

Viel Erfolg!

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Themen: Messe, Livemarketing