Interne Kommunikation Wie Social Intranets Silo-Denken und Verteilkommunikation niederreißen
Er tritt meistens flächendeckend auf. Am berühmten „Schwarzen Brett“ gern in der Rubrik „Die Geschäftsleitung informiert“ oder „Der Betriebsrat informiert:“; in Rundmails, die mit „Vertrieb Region Nord“ oder „Marketing gesamt“ adressiert sind oder auch in kurzweiligen 96-seitigen PowerPoint-Präsentationen, wo „die da oben, die da unten“ über die Lage informieren: Der alles lähmende „Gähneffekt“ der Verteilkommunikation.
Die Spontanreaktion ist dreistufig: großes Gähnen, riesengroßes Gähnen und gigantisch riesengroßes Gähnen. Zu den Risiken und Nebenwirkungen gehören eine brodelnde Gerüchteküche, Hochfrequenz-Flurfunk, allgemeines Desinteresse am unternehmerischen Geschehen und auf Durchzug geschaltete Ohren von Kolleginnen und Kollegen, die zumindest die innere Kündigung bereits ausgesprochen haben.
An einem Strang ziehen, miteinander auf Augenhöhe reden, gemeinsam nach Unternehmenszielen streben – das gestaltet sich anders.
Wir müssen reden!
Kommunikation ist die Voraussetzung für das Funktionieren und die Zielerreichung von Unternehmen. Sie „muss die Mitarbeiter in die Lage versetzen, die Versprechen und Botschaften des Unternehmens durch ihre Arbeit und ihre Kommunikation einzulösen“ (S. Schick).
Wohlbemerkt Kommunikation, nicht allein Information. Information bedient häufig nur die Abwärtskommunikation von oben nach unten – eine Informationskaskade, die Fakten, Instruktionen, Arbeitsanweisungen, Managemententscheidungen und Botschaften über die Belegschaft ergießt, die aufgrund mangelnder Einbindung eher mit Ablehnung statt mit der erhofften Befürwortung/Begeisterung reagiert.
Eine Kommunikation unter Gleichrangigen, die auf einem wechselseitigen Austausch und Dialog basiert. Eine Kommunikation, die – je durchlässiger sie sich gestaltet – pure Information in sinnstiftende Orientierung umwandelt. Ganz einfach dadurch, dass Kolleginnen und Kollegen sich untereinander austauschen, anstatt dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von oben informiert werden.
It’s the end of the world as we know it … and I feel fine
Das Social Intranet ist dafür die Kommunikationsplattform der internen Kommunikation – Seite an Seite mit der traditionellen Mitarbeiterzeitschrift und der unmittelbaren persönlichen Kommunikation.
Als Weiterentwicklung des bekannten Intranets (welches ja oftmals nur die Frage „Was gibt’s heute eigentlich in der Kantine?“ beantwortete) stellt es durch die Integration von Social-Media-Anwendungen und Möglichkeiten zum gemeinsamen Arbeiten eine hochgradige Verbesserung der Kommunikations- und damit Arbeitsprozesse dar. „Als Medium zur Selbstbedienung offeriert es Informationen ohne hierarchische Barrieren, hebt Grenzen von Zeit und Raum auf und wartet geduldig auf den aktiven Nutzer“ (C. Mast)“.
Richtig umgesetzt bewirkt ein Social Intranet die Echtzeitkommunikation in alle Richtungen – nach oben und unten zwischen der Geschäftsführung und dem Azubi, nach links und rechts zwischen der Technik und dem Vertrieb. Ohne dabei die Produktivität einzuschränken, wie es viele Abteilungsleiter befürchten, die die Kollegen nur noch „im Internet rumsurfen“ sehen.
Studien der Unternehmensberatung McKinsey kommen zu dem Ergebnis, dass die Produktivität von Mitarbeitern durch die Einführung eines Social Intranets zwischen 20 und 25 Prozent steigt, Recherchen bis zu 35 Prozent beschleunigt werden und die Zusammenarbeit von Teams durch bis zu 25 Prozent weniger E-Mails deutlich effizienter abläuft.
Free, free … Set them free!
Sowohl die Weiterentwicklung eines bislang existierenden Intranets als auch die erstmalige Einführung eines Social Intranets bedarf dabei weit mehr als nur einer technischen Lösung.
Dahinter steht eine ganz neue Definition der Aussage „Wissen ist Macht“. Denn Macht wird im Social Intranet geteilt. Für viele Führungskräfte ist das neu, ungewohnt und dadurch gewöhnungsbedürftig – nicht unbedingt jedermanns vorrangige Stärke. Und dazu – für manche neu – kommt dann auch noch das Feedback – nicht erst bei der Weihnachtsfeier in 5 Monaten, sondern vielleicht schon „jetzt gleich in Echtzeit“.
Dahinter steht auch die neue Vorreiterrolle der Chefs, Führungskräfte und Manager. Besonders sie müssen lernen, auf Augenhöhe kommunizieren zu wollen. Das alleinige Einstimmen in den Chor derer, die die vielen neuen digitalen Möglichkeiten bejubeln, reicht bei weiten nicht aus. Sie müssen lernen zu bloggen, chatten, posten – um innerhalb der neuen digitalen Vernetzung ihrer Botschaft Gehör zu verliehen. Wem das schwerfällt, dem hilft vielleicht ein Klassiker: Immanuel Kant. Seine Aussage „Ich kann, weil ich will, was ich muss.“ hat schon so manchen in Bewegung gebracht.
